HR-Reporting: Recruiting Funnel

Im Zuge der Digitalisierung entscheiden Unternehmen vermehrt datenbasierter. Die Entwicklung hin zur “Data Driven Company” wird der neue Status Quo. Zum Beispiel wird das klassische Berichtswesen durch Einsatz moderner Business Intelligence Tools immer dynamischer bis hin zum “Self-Service BI”, bei dem Anwender:innen selbständig Analysen erstellen können.

Aber auch das Human Ressource Management erreichte der Digitalisierungstrend bereits. Insbesondere das Recruiting profitiert maßgeblich von den zunehmend transparenten und intuitiven BI-Lösungen. Diese erlauben es Anwender:innen Prozesse ansprechend und verständlich darzustellen.

Mittel der Wahl ist in diesem Kontext der „Recruiting Funnel“. Aus diesem werden die Anzahl der Bewerbungen für jeden Prozessschritt des Recruitings ersichtlich. Zwischen den einzelnen Prozessschritten lassen sich Konvertierungsquoten ermitteln, die wichtige Erkenntnisse über den Recruitingprozess liefern:

  • Prognose: Basierend auf dem Status quo lassen sich Recruiting-Aktivitäten für die Zukunft planen
  • Benchmarking: Vergleich unterschiedliche Sichtweisen auf den Recruitingprozess lassen sich untereinander vergleichen & verdeutlichen Abweichungen, sowie Ausreiser
  • Steuerung: Der Vergleich unterschiedlicher Zeitperioden verdeutlicht die Effekte von unternommenen Handlungen und macht diese messbar

Prinzipiell lässt sich der Recruitingrozess beliebig früh starten und untersuchen. So kann ein Recruiting Funnel bereits auf der Karrierewebsite mit dem erstmaligen Besuch auf der Homepage beginnen und mit dem Absenden der Bewerbung enden.

In diesem Beitrag beginnt der Prozess exemplarisch mit dem Bewerbungseingang und endet mit der Einstellung, bzw. Absage:

Abbildung 1: Die Darstellung beginnt mit der Anzahl der Bewerbungseingänge und verjüngt sich über die Prozessschritte bis zur Einstellung. Die Prozentwerte beziehen sich auf die Konvertierungsquote zwischen den einzelnen Prozessschritten.

Recruiting-Maßnahmen planen

Gehen wir von folgendem Szenario aus: Aus den Jahresplanungen geht hervor, dass die zuletzt eingestellten Expert:innen erfreulich zur Unternehmensentwicklung beigetragen haben. Außerdem zeigen die Planungen, dass nun zwei weitere Planstellen für das kommende Jahr besetzt werden sollen. Mit den Recruiting-Daten aus dem Status quo lässt sich ableiten, wie viele Bewerbungen es pro Prozessschritt benötigte, um die beiden Expertenstellen zu besetzen. Projiziert man die Daten in die Zukunft, erhält man eine Anzahl an benötigten Bewerbungen, um die Zielvorgabe zu erfüllen.

Liegen nun Daten für sämtliche zukünftige Planstellen vor, lassen sich diese zu einem Gesamtbild aggregieren. Mögliche Engpässe und Kapazitätsgrenzen werden so schnell ersichtlich und Recruiting Aktivitäten können so datenbasiert priorisiert werden.

Abbildung 2: Aggregierte Kennzahlen (KPIs) geben einen Überblick über sämtliche Prozessschritte und weisen wichtige Konvertierungsquoten aus.

Verbesserungspotentiale im Recruiting Prozess

Die Daten einer Bewerbung enthalten eine Vielzahl von Detailinformationen. So ist aus jeder Bewerbung ersichtlich, woher diese stammt, aus welchem Bewerberkanal sie eingegangen ist, sowie die Anrede der Bewerber:innen, oder das angestrebte Einstiegs-/ Hierarchielevel, um nur einige Kennwerte zu nennen. Diese Detailinformationen nennt man im BI-Kontext „Dimensionen“. Mit deren Hilfe lassen sich Kennzahlen, wie zum Beispiel die Anzahl der Bewerbungen pro Prozessschritt gruppiert darstellen. Betrachtet man die Dimension des Bewerbungstarts, so lassen sich unterschiedliche Dimensionselemente (Online, Direktansprache, Email, Personaldienstleister) miteinander vergleichen:

Abbildung 3: Unterschiedliche Dimensionen ermöglichen eine detaillierte Untersuchung des Recruitingprozesses und eine Vergleichsanalyse zwischen Dimensionselementen.

Der Abgleich zum Gesamtdurchschnitt auch „Benchmarking“ genannt, kann Abweichungen verdeutlichen. Diese können als Anhaltspunkt dienen, bestimmte Prozesse genauer zu analysieren und somit Erklärungen für hohe Abweichung abzuleiten. Lassen sich schlüssige Zusammenhänge folgern, können Maßnahmen ergriffen werden, um sämtliche Prozesse dahingehend zu verbessern.

Maßnahmen darstellen und bewerten

Maßnahmen zur Effizienzsteigerung des Recruitingprozesses lassen sich am besten mit einem geeigneten Referenzrahmen beurteilen. So können bestimmte Zielvorgaben definiert werden und mit Hilfe einer Soll/Plan-Ist-Analyse verfolgt werden. Ebenso eigenen sich Referenzzeiträume (Year-to-Date, Month-to-Date, etc.) zum Messen von Maßnahmen. Im Folgenden wird verdeutlicht, das die Initiative mehr Bewerbungen von LinkedIn zu generieren, erfolgreich war. Dort erhofft man sich höhere Konvertierungsquote zu verzeichnen:

Abbildung 4: Entwicklung von unterschiedlichen Bewerbungsquellen mit einem Referenzzeitraum (hier: Month to date)

Fazit

Durch die Digitalisierung stehen dem HR umfangreiche Daten zur Verfügung. Diese sollten genutzt werden! Moderne Softwarelösungen liefern schnelle und wertvolle Einsichten. Die hier aufgeführten Beispiele stammen aus unserem Recruiting Template, welches auf der Recruiting Software aus dem Hause d.vinci basiert.

HR-Reporting: Recruiting Funnel

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